Teamassistenz - Sekretariat / Office Management (m/w/d)

Über KOE – Rostock
Wir, das moderne und leistungsstarke Unternehmen KOE – „Eigenbetrieb Kommunale Objektbewirtschaftung und -entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock“, sind verantwortlich für die kosteneffiziente Bewirtschaftung, Entwicklung und Vermarktung aller städtischen Immobilien sowie des Güterverkehrszentrums (GVZ) Rostock.
Unsere Aufgabenfelder:
Die umfangreichen Aufgabenfelder des Eigenbetriebes KOE spiegeln sich im täglichen Leben der Hanse- und Universitätsstadt Rostock wider. Ob beispielsweise Verwaltungsgebäude, Kindertagesstätten, Schulen, Sportstätten, Begegnungszentren oder Gewerbeobjekte – der Bau bzw. die Sanierung und Unterhaltung der dafür benötigten kommunalen Immobilien trägt zu einer guten Infrastruktur sowie einem positiven und freundlichen Stadtbild bei. Dabei setzt der Eigenbetrieb KOE immer mehr auf ökologische Umsetzungen seiner Vorhaben, damit jetzige Bauten auch zukünftigen Anforderungen entsprechen.
Durch die Errichtung von Technologiezentren mit multifunktionellen Raumangeboten ist der Eigenbetrieb KOE zudem auch zum engen Partner von Universität und Forschung in der Hanse- und Universitätsstadt Rostock gewachsen.

Was bieten wir Ihnen?

• Attraktive Vergütung: Sie erhalten eine Bezahlung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD VKA) in der Entgeltgruppe 8, ergänzt durch eine Jahressonderzahlung und leistungsorientiertes Entgelt
• Flexible Arbeitszeiten: Sie profitieren von einer Vollzeitstelle (39 Std./Woche, 5-Tage-Woche) mit Gleitzeit und verbindlicher Kernarbeitszeit
• Umfangreiche Zusatzleistungen: Ihnen stehen individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine betriebliche Altersvorsorge zur Verfügung
• Mobilitätsvorteile: Sie haben Zugriff auf den betriebseigenen Fuhrpark für Dienstfahrten und können ein rabattiertes Deutschlandticket sowie Dienstradleasing nutzen
• Standortsicherheit: Ihr Arbeitsplatz ist in Rostock gesichert
• Angenehmes Arbeitsumfeld: Sie arbeiten in einem familienfreundlichen, konstruktiven und kollegialen Umfeld

Was erwartet Sie?

• Sie führen und organisieren eigenverantwortlich das Sekretariat, inklusive Fristenmanagement und Bearbeitung des Schriftverkehrs
• Sie unterstützen bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sie bereiten Termine vor und nach, inklusive Betreuung und Bewirtung, Präsentationserstellung, Unterlagensammlung, Protokollführung sowie Aufgaben- und Ergebnisnachverfolgung
• Sie erstellen Informations- und Beschlussvorlagen sowie Stellungnahmen
• Sie wirken an bereichsübergreifenden Projekten mit und unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Events und Veranstaltungen

Was sollten Sie mitbringen?

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit, idealerweise mit Bezug zur Immobilienwirtschaft.
• Im Umgang mit MS Office sind Sie versiert und haben idealerweise bereits Erfahrung mit SAP oder einer vergleichbaren Software.
• Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Professionalität, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion aus, gepaart mit einer hohen Dienstleistungsorientierung.
• Sie besitzen einen Führerschein der Klasse B.
• Ihre Deutschkenntnisse sind auf verhandlungssicherem Niveau (C1) in Wort und Schrift.